Sichere Daten mit SaaS Backup für Office 365

Cloud-Lösungen

Sichere Daten mit SaaS Backup für Office 365

Cloud-basierter Komplettservice

Im Jahr 2017 reifte bei der PROFI Engineering Systems AG die Entscheidung, einen Strategiewechsel in Richtung Cloud zu vollziehen. Mit dem geplanten Umzug auf Microsoft Office 365 stellte sich jedoch die Frage, wie man sich umfassend vor Datenverlust absichern kann. Schnell kam SaaS Backup des Datenmanagementspezialisten NetApp ins Spiel. Die Lösung bietet alles zum sicheren sowie rechtskonformen Datenumgang in der Cloud.

Die Herausforderung: Unbeschwerte Cloud-Nutzung

Im Herbst 2017 beschloss die PROFI Engineering Systems AG den schon lange geplanten Schritt in die Cloud. Mit dem Wechsel von IBM Notes zu Microsoft Office 365 sollten so viele Workflows wie möglich, u. a. Richtung SharePoint oder Exchange, migriert werden.

Das brachte jedoch auch die Notwendigkeit einer neuen Lösung für die Datensicherung mit sich. Denn bisher führte das Systemhaus die inkrementelle Sicherung täglich und lokal mit Veeam durch. Zusätzlich erfolgte das Sichern mit dem IBM Tivoli Storage Manager (TSM). „Durch die anvisierte Cloud-Migration verlagern sich wichtige Workflows und Datenbanken in die Cloud. Das bedeutet, dass wir auch mehr auf Cloud-Ebene sichern und wiederherstellen müssen. Hier musste eine passende Lösung her“, erinnert sich Ismail Qarro, Teamleiter Help- & ServiceDesk bei PROFI, an die Konsequenzen, die sich aus der Cloud-Migration ergaben.

Warum? SaaS-(Software as a Service-) Provider versprechen lediglich hochverfügbare Anwendungen und Daten. Zudem haben sie zwar Desaster Recovery im Programm, aber ein garantierter Schutz, beschädigte Daten wiederherstellen zu können, existiert nicht. Auch bei versehentlichem Löschen sowie bei Viren-, Malware-, Hacker- oder Ransomware-Attacken lassen die Tools eines SaaS-Providers keine zeitpunktgenaue Wieder herstellung beim Exchange-Server zu.

Zudem muss eine IT-Abteilung bedenken, dass die nativen Papierkörbe und Versionsverläufe in Office 365 keine echten Backups darstellen. Die interne IT hat so keine Kontrolle über Backup und Wiederherstellung, Recovery-Prozesse werden dadurch verlangsamt. Auch der Archivierungszeitraum lässt sich nur bedingt kontrollieren: Sofern kein Sicherungsverfahren aktiviert wurde, wird nach Löschen einer Mailbox der Inhalt nur 30 Tage aufbewahrt. All das zeigt, dass ein Unternehmen trotz gebuchtem Serviceangebot selbst dafür verantwortlich ist, seine Daten zu sichern und zu schützen.

Die Lösung: Garantierter Datenschutz für SaaS-Services

Daher evaluierte PROFI verschiedene Lösungen für den Datenschutz in der Cloud. An der Stelle zahlte sich der gute Draht zum langjährigen Partner NetApp aus. Denn der NetApp-Vertrieb brachte SaaS Backup für Office 365 ins Spiel.

„Ehrlich gesagt, waren wir schlichtweg begeistert. Die Lösung von NetApp bietet umfassende Möglichkeiten für Backup und Restore. Vor allem ist die Verbindung zu Office 365 sehr stabil“, berichtet Qarro. Der klare Fokus des anwenderfreundlichen SaaS-Angebots für Backup und Recovery liegt auf schneller Wiederherstellung – egal ob bei Systemausfällen oder im Fall von einzelnen Aufgaben (Items). Aber auch rechtliche Anforderungen, wie solche, die sich aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergeben, erfüllt die Lösung. Jeder Vorgang in der Office-365-Umgebung wird durch SaaS Backup erfasst und ist im Bereich „Activity Logging“ verfügbar. So wird es einfach, Audit-Berichte für Rechtsfragen zu generieren und auf sie zuzugreifen

Key Highlights

Branche:

IT-Dienstleistung

Herausforderung:

Die PROFI Engineering Systems AG wollte IBM Notes durch Microsoft Office 365 ablösen. Dessen Tools reichen allerdings nicht, um der Verantwortung für die eigenen Daten in der Cloud gerecht zu werden.

Lösung:

SaaS Backup von NetApp schützt die Microsoft-Office-365-Umgebung flexibel wie umfassend. Die Lösung lässt sich leicht implementieren und einsetzen.

Vorteile:

  • Cloud-basierter Komplettservice ohne Agenten, Downloads und aufwendige Installation
  • Einfaches und schnelles Einrichten
  • Intuitive Bedienung
  • Umfangreiche Backup- und Restore-Optionen
  • Automatisieren von Backup-Zeitplan und Storage-Tiering
  • SSL-verschlüsselte Daten im Betrieb, objektbasierte AES-256-Bit-Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand
  • DSGVO-konformer Datenumgang
  • Erstellen von Audit-Berichten für Rechtsfragen auf Knopfdruck
  • Flexibilitätsgewinn durch kurze Release-Zyklen für neue Features

Den Startschuss für das Projekt gab PROFI im November 2017. Die Distribution übernahm Fujitsu und trug so einen großen Teil zum Gelingen des Projekts bei. Da SaaS Backup ein Cloud-basierter Komplettservice ist, der ohne Agenten, Downloads und aufwendige Installation auskommt, steht das Setup nach spätestens fünf Minuten. Die Testsysteme hatte das Team um Qarro selbst aufgebaut und betrieben. Beim Einrichten der produktiven Umgebung leistete NetApp wertvolle Unterstützung.

„Wir sind komplett in die Cloud gegangen, haben uns also gegen eine hybride Lösung entschieden. Das Einrichten ging daher extrem schnell, nach zwei, drei Klicks war alles erledigt“, verrät Qarro, der das Projekt bei PROFI koordinierte. Im März 2018 wurden die letzten Postfächer migriert.

Die Vorteile: Einfach, flexibel, sicher, konform

Nach dem Einrichten von SaaS Backup muss sich ein Nutzer nur anmelden, den Service auswählen, für den er ein Backup erstellen möchte, und das Backup-Storage-Ziel festlegen. Über dieselbe Benutzeroberfläche lassen sich der Backup-Zeitplan und das Tiering automatisieren. Auch lassen sich Backups darüber ganz einfach durchsuchen und Daten jederzeit schnell wiederherstellen. Kontrolloptionen schützen vor versehentlichem Löschen, Beschädigungen und Angriffen.

SaaS Backup überzeugt durch die vielen Restore-Optionen. Die Lösung agiert auf Aufgabenebene, was sich darin äußert, eine einzelne E-Mail, einen Kontakt oder auch nur einen Anhang wiederherstellen zu können. Das geht schnell und macht das Unternehmen flexibel. „Unsere Daten sind in der Cloud sicher. Neben dem schnellen Wiederherstellen ist die einfache und intuitive Bedienung ein weiteres großes Plus. Man muss kein Experte sein, um sich auf der Oberfläche zurechtzufinden“, benennt Qarro einen weiteren Vorteil.

Auch die kurzen Innovationszyklen schätzt der Systemintegrator: Die Lösung wird alle zwei Monate um neue Features erweitert, die dem Anwender als Cloud-Service sofort zur Verfügung stehen. Im Rahmen dieser Updates wurde im Juli 2018 auch das Sichern von Ressourcendatenbanken ermöglicht – ein Wunsch, den NetApp PROFI sehr gerne erfüllte.

Wie oben erwähnt, sichert SaaS Backup auch die Integrität der Daten: Anwender bestimmen flexibel, wo sich ihre Backup-Daten befin den. Erhält die interne IT beispielsweise die Support-Anfrage, das „Recht auf Vergessen“ nach der DSGVO umzusetzen, lassen sich die betreffenden Daten endgültig aus dem Backup-Konzept entfernen.

Viele Unternehmen stehen beim Thema Cloud und Cloud-basierte Backups als Service noch am Anfang. Die PROFI AG berät ihre Kunden in diesem Umfeld bereits seit Jahren und blickt auf viele erfolgreiche Projekte zurück. „Mit der Lösung von NetApp adressieren wir nun auch die Office365-Welt und demonstrieren unseren Kunden, dass wir auch gerne selbst nutzen, was wir ihnen empfehlen“, zieht Qarro Bilanz. Momentan tauscht er sich wieder intensiv mit dem NetApp-Vertrieb aus, denn die nächste Zusammenarbeit bahnt sich an. Das Ziel ist es, eine Archivierungslösung aufzusetzen, welche die E-Mails automatisiert gemäß den gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

Christian Hantrop,
Geschäftsbereichsleiter Projekte & Managed Lösungen der PROFI AG