Die IT umfassend und faktenbasiert steuern

Business-Lösungen

Die IT umfassend und faktenbasiert steuern

Modernisierung von IT und Business bei zuverlässiger und bezahlbarer Lieferung von IT-Leistungen

Neue Herausforderungen wie kürzere Innovationszyklen, Industrie 4.0 (inklusive der Annäherung von IT und Operational Technology in der Fertigung) sowie disruptive Technologien erfordern eine neue Denkweise vom CIO, die es ihm ermöglicht, Triebkraft und verlässlicher Wegbereiter für die Umstrukturierung von Business und IT zu werden.

Wie kann ein CIO die veränderten Erwartungen an seine Rolle erfüllen?

Heutzutage wird daher von einem CIO, zusätzlich zur zuverlässigen und bezahlbaren Lieferung von IT-Services an seine Kunden, auch eine stärkere Rolle als Treiber von Business-Innovationen erwartet. Werden diese Erwartungen nicht erfüllt, kann es, wie in einigen Unternehmen bereits geschehen, zu einer Trennung der CIO-Rolle in technisch orientierten CIO und Innovations-orientierten CDO (Chief Digital Officer) kommen. Diese Trennung von Verantwortung und Wissensbasis ist in der Regel weder für das Unternehmen noch für den CIO die beste Lösung.

Es muss also eine Alternative gefunden werden, bei der idealerweise mehr Übersicht erzeugt und mehr geleistet werden kann, ohne den Ressourcenbedarf zu erhöhen. Hierfür muss unter anderem die Effizienz und Transparenz der Steuerung der Gesamt-IT deutlich erhöht werden, das Business dabei an den entscheidenden Stellen in die Prozesse eingebunden werden und die IT damit als echter Partner der Business-Entscheider wahrgenommen werden. Dabei kann die Lösung Bee4IT entscheidend unterstützen.

Was wird für ein effizientes IT-Management benötigt?

Zunächst muss die IT-Steuerung auf klaren (Führungs-)Prinzipien (siehe Abbildung, (1)) aufbauen. Dazu gehören unter anderem eine Verteilung der Verantwortung an die richtigen, häufig die ausführenden Stellen, eine auf das Business fokussierte Kommunikation und Einbindung des Business in die wesentlichen Prozesse.

„Ich kann mir einfach und schnell einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen verschaffen und bei Bedarf beliebige Details bis auf Einzelprojekt- / Service-­Ebene aufrufen. Dadurch kann ich mich jederzeit über die Entwicklung und Prognosen der gesamten IT informieren und qualifizierte Entscheidungen treffen, ohne komplexe Analysen anfordern zu müssen.“

Stefan Orbach, CIO Heidelberger Druckmaschinen AG

Zusammenführung der relevanten Informationen aus den wesentlichen Steuerungsbereichen

Ist diese Basis gelegt, ist der nächste Schritt die konsistente und konsequente Verknüpfung aller relevanten IT-Steuerungsdisziplinen. Unsere Erfahrung aus vielen Gesprächen mit IT-Führungskräften führt dabei immer wieder zu denselben grundlegenden Themen (2):

  • Finanzmanagement
  • inkl. Budget-Erstellung
  • Projekt- und Service-Steuerung
  • Organisationsmanagement
  • Lieferantenmanagement
  • Enterprise-Architektur
  • mit Business-Prozessen
  • Demand to Release sowie
  • Governance / Risk / Compliance.

Um die Steuerung dann effizient durchführen zu können, wird ein fachlich bereits für die Steuerungsbereiche ausgearbeitetes aber auch flexibles Tool benötigt (3).

„Mit Bee4IT erreichen wir mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse und parallel dazu integrieren wir weitere IT-Governance-Dimensionen in ein Setup. Wenn wir uns die heutigen Prozesse und Ergebnisse ansehen, können wir uns kaum vorstellen, wie wir es geschafft haben, z. B. unsere globalen Finanzen zu steuern, bevor wir Bee4IT hatten.“

Jan Rick, SVP IT Governance, Schenker AG

Einfache Systemeinführung, die dem tatsächlichen und unmittelbaren Bedarf folgt

Auch wenn Bee4IT den Anspruch erhebt, eine umfassende IT-Steuerung so einfach wie möglich zu machen, bleibt dies selbstverständlich ein anspruchsvolles und komplexes Thema. Der Projekterfolg basiert zu einem großen Teil darauf, Komplexität zu reduzieren, indem handhabbare Blöcke geschaffen werden. Diese Unterteilung ist auch ein wesentliches Erfolgsrezept bei der Einführung. Für den Start mit jedem der Themenbereiche gibt es bereits erfolgreich durchgeführte Einführungsprojekte:

1) Unternehmen aus der Immobilienbranche: Verrechnung der Services an die Kunden der IT
2) Internationaler Versicherungskonzern: Einführung von Bee4IT, um große Projekte umzusetzen
3) Renommiertes Versandhaus: Die Transformation der Enterprise-Architektur erforderte nicht nur eine Erfassung, sondern ebenso Pflegeprozesse, um Daten aktuell zu halten und eine transparente Darstellung von Maßnahmen zu erreichen.

Die drei Zutaten für ein erfolgreiches IT-Management: Führungsprinzipien, fachliche Abbildung der wesentlichen Bereiche und ein passendes Tool

Wert in einem Bereich schaffen und dabei den Grundstein für eine Gesamtlösung legen

In jedem dieser Fälle wurde mit der Einführung der ersten Teile der Funktionalität bereits unabhängig Wert geschaffen. Im Unterschied zur Einführung eines Spezial-Tools wurde aber auch gleichzeitig der Grundstein für eine gesamthafte IT-Steuerung gelegt.

In der Folge musste keines dieser Unternehmen für die nächste Herausforderung in der IT-Steuerung eine neue Methodik und ein separates Tool suchen. Denn mit dem nächsten Thema konnten schrittweise die Vorteile durch Zusammenfassung weiterer fachlichen Module in einem Tool realisiert werden.

Timm Bauten,
Director Management Consulting and Solutions bei der Clausmark GmbH

Ihr Ansprechpartner bei der PROFI AG:
Robert Raß, Leiter Professional Services