Immer Ärger mit den Lizenzen

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Immer Ärger mit den Lizenzen

„… aber ich bin doch richtig lizenziert!“

Das Thema Lizenzmanagement ist heute mehr denn je auf der Agenda der IT-Verantwortlichen. Einerseits ist eine ausreichende Lizensierung aus Kunden- und Herstellersicht (Compliance) ein wichtiges Thema, andererseits birgt ein optimales Lizenzmanagement auch signifikante Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und das Potenzial, die Bereitstellung, Beschaffung und Wartung von Lizenzen erheblich zu vereinfachen.

Wurde das Thema Lizenzmanagement in der Vergangenheit hauptsächlich als Pflicht zur ausreichenden Lizensierung gegenüber dem Hersteller gesehen, stellt es heute oft einen direkten Wettbewerbsvorteil dar. Denn es besteht ein großer Unterschied zwischen einer ausreichenden und einer optimalen Lizensierung. Ein effizientes Lizenzmanagement adressiert beides. So wird einerseits die Compliance sichergestellt, andererseits werden, durch den Einsatz des für den jeweiligen Kunden optimalen Lizenzmodells, unnötige Lizenzen vermieden und somit Kosten eingespart.

Blickt man auf die Theorie, dann sollte jedes Unternehmen alle notwendigen Informationen in einem „Lizenz-Management-Werkzeug“ ablegen und für eine Prüfung vorhalten. Darüber hinaus empfiehlt es sich, diese Unterlagen durch einen Lizenzspezialisten prüfen zu lassen. Ob dies inhouse geschieht oder durch einen externen Berater, spielt keine Rolle. Viel wichtiger ist, dass es passiert.

Ein Blick auf die Praxis zeigt, dass dies nicht oder nur unzureichend geschieht. Erfolgt dann eine Prüfung durch den Hersteller, stellt sich oft heraus, dass zwar die Software korrekt beschafft und sogar die Anzahl der Lizenzen korrekt ist, aber leider doch nicht den Lizenzbestimmungen des Herstellers genügen. So kommt es dann zur Aussage „… aber ich bin doch richtig lizenziert!“

Diese Aussage stimmt aber nur zum Teil. Häufig werden Messwerkzeuge und vom Hersteller zwingend erforderliche Tools nicht implementiert, die nachweisen, dass sich der Lizenznehmer an die Vorgaben des Herstellers hält. Besonders wichtig ist das beim Betreiben von virtualisierten Umgebungen.

Ein weiterer Aspekt ist, dass zwar jedes Unternehmen heute weiß, dass es bei der Lizensierung Abhängigkeiten zwischen Hard- und Software gibt, trotzdem wird oft nicht darauf geachtet. So wird zum Beispiel die Hardware-Infrastruktur erneuert und mit den allerneuesten Prozessoren versehen. Auf die Auswirkungen im Rahmen der Lizenzkosten hat dabei niemand geachtet.Gerade in Unternehmen mit einer dezentralen IT, welche international präsent sind, stellt das ein hohes Risiko dar. Die Konsequenz daraus ist schlimmstenfalls eine notwendige Nachlizenzierung, die häufig mit hohen und ungeplanten Kosten verbunden ist.

PROFI hat ein Team versierter Lizenzspezialisten an der Hand, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, die optimale Lizensierung zu finden. Durch eine sehr pragmatische Vorgehensweise werden oft schon zu Beginn die „größten Lücken“ erkannt und können schnell geschlossen werden. Das kostet wenig Geld und spart Ihnen jede Menge Zeit und Nerven.

Richtig lizenzieren, aber wie?

Dieses Bild zeigt den Kreislauf der Software im Unternehmen. Angefangen von der Auswahl, der Budgetierung bis zur Stilllegung der Software. In diesem Schaubild wird nur der Lebenszyklus der Software aufgezeigt und nicht die Abhängigkeit zur Hardware.

Das haben Sie davon:

  • Kosteneinsparung durch eine optimale Lizensierung
  • Sicherstellung der Software Compliance im Unternehmen
  • Beseitigung von Über- und Unter­lizensierung
  • Festlegen des optimalen Lizenzmodells aus kaufmännischer als auch IT-betrieblicher Sicht.

Einsteigerpaket Software-Lizenzcheck:

Folgende Leistungen beinhaltet ein klassischer Lizenzcheck inkl. Optimierungsvorschläge von ca. zwei bis drei Tagen:
Leistungsbeschreibung:

  • 360°-Grad-Betrachtung bereits vorhandener Software-Lizenzen
  • Soll-Ist-Gegenüberstellung des Lizenzbestandes gegenüber der tatsächlichen Installation inkl. Einführung von Inventarisierungs-Tools (z. B. Bedarfsermittlung PVUs, Full-/Subcapacity Check)
  • Empfehlungen zum Einsatz von herstellerspezifischen Inventarisierungs-Tools (z. B. ILMT) und optional deren Implementierung und korrekte Einrichtung
  • Überprüfung der ILMT-Reports auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Interpretation und Optimierungsempfehlungen für relevante Lizenzmodelle
  • Festlegen der Mengengerüste für eine Wartungsverlängerung sowie Bündelung von Lizenzbeschaffungen
  • Konsolidierung der nationalen als auch internationalen (falls vorhanden)
  • Software-Verträge und damit verbesserte Einkaufskonditionen
  • Diese Dienstleistung wird im Rahmen von zwei bis drei Arbeitstagen zu einem Tagessatz von 1.500,- Euro inkl. Reisekosten erbracht

Matthias Kohlhardt (links),
Geschäftsbereichsleiter Software-Lösungen der PROFI AG

Martin Lange (rechts),
Senior Lizenz Berater der PROFI AG