Cloud-Lösungen

Office 365

Von der Beratung zum integrierten Digital Workplace in der Cloud

Wie sieht die Arbeitsumgebung der Zukunft aus? Wie kann die Arbeitsumgebung von morgen ein effizienteres und einfacheres Zusammenarbeiten ermöglichen? Wer stellt sie möglichst schnell bereit und pflegt sie? Und wie integrieren sich existierende Unternehmensprozesse darin?

Nach einer Analyse zum Thema „Digital Workplace“ tauchten neben künftigen Anforderungen auch diese Fragen bei PROFI auf. Die Entscheidung, dazu Office 365 und somit eine flexible und skalierbare Cloud-Lösung zu verwenden, fiel leicht. Jedoch kam relativ schnell auch die Erkenntnis, dass eine standardisierte Cloud-Lösung ein Szenario ist, welches ohne eine vernünftige Beratungs-, Planungs- und Umsetzungsphase die herbeigesehnten Verbesserungspotenziale im Unternehmen nur eingeschränkt hervorbringen kann.

Office 365 stellt einen ganzen Warenkorb voller Lösungen bereit – alle standardisiert, sofort verfügbar und transparent abgerechnet. Office 365 kann man aber nicht einfach installieren – man muss es einführen. Bei PROFI hat man sich zur Planung agiler Methoden bedient und Aufgaben in effizienten Sprintmeetings definiert und gelöst. Der Tagesbetrieb der IT-Abteilung ging parallel dazu wie gewohnt weiter.

Was sind beispielhafte Aufgaben, die, abgesehen von der Entscheidungs- und Planungsphase, im Vorgang gelöst werden mussten?

Kommunikationsstrategie

Durch eine geplante Kommunikation wurden die Anwender in Form von Webcasts, Video-Tutorials und einer strukturierten E-Mail-Kommunikation darüber informiert, warum das Unternehmen den Schritt in die Office 365 Cloud geht, welche Mehrwerte sich damit erschließen und wie sich diese miteinander integrieren. Außerdem wurde beschlossen, nicht alle Office 365-Anwendungen auf einen Schlag verfügbar zu machen, sondern nach einem Rollout-Fahrplan Lösungen zielgerichtet und sinnvoll einzuführen.

Integration von lokaler Infrastruktur in die Cloud

Die vorhandene Infrastruktur wie beispielsweise der Verzeichnisdienst musste mit der Cloud verbunden und synchronisiert werden, um später immer noch ein einfaches und zentrales Management zu behalten. Gut aufgestellt ist hier, wer sein Active Directory funktional und vor allem gepflegt aufgestellt hat.

Migrationsszenario des E-Mail-Systems

Im Fall der PROFI AG wurde die E-Mail-Funktionalität von Lotus Notes / Domino nach Outlook /Exchange Online überführt. Hier gilt es zu planen, welchen Migrationsweg in welcher Ausprägung man einschlagen möchte und welche Auswirkungen dies auf die gewohnten Funktionalitäten hat. Dem Umgang mit verschlüsselten Mails, Kalendereinträgen, Mail-Archiven und buchbaren Ressourcen wie beispielsweise Meeting-Räumen ist hierbei besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Collaboration-Lösungen 

Collaboration ist prinzipiell alles in Office 365. Dies ist Chance und Risiko zugleich. Hierbei war es wichtig, das richtige Collaboration-Werkzeug für den dazu passenden Verwendungszweck zu identifizieren. Daher auch die Entscheidung, nicht alle Office-Tools von Anfang an auszurollen. Man sollte sich immer darüber Gedanken machen, welche Möglichkeiten der Zusammenarbeit ein Office 365-Tool bietet und ob es für den Verwendungszweck passt. 

Unsere erfahrenen Berater helfen auch Ihnen auf dem Weg in Ihr ganz persönliches Office365.
 

Thorsten Philipp,
Bereichsleiter IT der PROFI AG