PROFI-Baugenehmigungsverfahren

Schnittstelle Archivsystem

Mehr Platz dank neuer Archivfunktion

Das PROFI-Baugenehmigungsverfahren (BGV) ist bei vielen unserer Anwender seit langer Zeit im Einsatz. Im Laufe dieser Jahre wurden in den Akten viele Dokumente erstellt sowie Dokumente und Dateien aus anderen Quellen abgelegt. Die meisten Akten aus der Vergangenheit befinden sich in Papierform mittlerweile im Archiv. Im BGV wird dies durch den Archivvermerk (Archivstatus "A") gekennzeichnet.

Mit zunehmender Digitalisierung in der Verwaltungsarbeit werden vor allem immer mehr Dokumente und Dateien aus anderen Quellen im BGV abgelegt, beispielsweise Pläne als Bestandteil der Antragsunterlagen oder umfangreiche Statikberechnungen. Dies erzeugt erhebliche Datenmengen. Je nach IT-Strategie der Verwaltung besteht nun der Wunsch, die Dokumente und Dateien der abgeschlossenen Akten nicht mehr im Dateisystem innerhalb der BGV-Ordnerstruktur zu speichern, sondern in ein externes Archivsystem zu verlagern. Dieser Anforderung werden wir im PROFI-Baugenehmigungsverfahren mit einer Archivschnittstelle gerecht.

Gleiche Struktur im Archivsystem wie im BGV

Ist eine solche Schnittstelle im Einsatz, kann der BGV-Verfahrensbetreuer die abgeschlossenen Akten in das externe Archivsystem übergeben. Hierzu ist eine Auswahl auf ein bestimmtes Sachgebiet sowie einen konkreten Zeitraum erforderlich. Mit der Übergabe der Akten in das Archivsystem werden sowohl die Grunddaten einer Akte, die Grunddaten der Dokumente sowie die Dokumente selbst in das externe System übertragen.

Dienstprogramm "Archivierung"

Somit werden im Archivsystem die Akten in der Struktur abgebildet, wie sie vom BGV her bekannt ist: eine Akte - eindeutig gekennzeichnet mit dem achtstelligen BGV-Aktenzeichen - beinhaltet als Grunddaten verschiedene Informationen, wie z. B.

  • Antragsteller,
  • Vorhabensbezeichnung,
  • Angaben zur Örtlichkeit,
  • usw.
Meldungen bei Archivübergabe
Innerhalb dieser Akte gibt es die Dokumente; diese bestehen einerseits ebenfalls aus Grunddaten (Bezeichnung, Erstelldatum, Sachbearbeiter usw.) und andererseits aus den eigentlichen Dokumenten als Dateien.
Menü "Dienstprogramme"

Mehr Speicherplatz im BGV

Nach erfolgreicher Übergabe der Akten in das externe Archivsystem werden die Dateien innerhalb der BGV-Ordnerstruktur gelöscht. Dadurch wird teilweise wieder enormer Platz auf dem BGV-Dokumentenserver verfügbar.
Die archivierten Verfahren werden im BGV in der Verfahrensübersicht "Archiv" in gewohnter Form dargestellt. Da sich die Dokumente nun ausschließlich im externen Archivsystem befinden, ist ein Einzelaufruf dieser aus dem BGV heraus nicht mehr möglich. Stattdessen führt der Aufruf des Akteninhaltes im BGV ganz bequem direkt in die korrespondierende Akte im externen Archivsystem, in der die Dokumente eingesehen werden können.

Gewohnte Recherchierbarkeit

Da die Grunddaten von Akten und Dokumenten im BGV verbleiben, ist im BGV nach wie vor die volle Recherchierbarkeit über die archivierten Akten und ehemals verwalteten Dokumente sichergestellt. Zusätzlich können auch die Recherchefunktionen des jeweiligen Archivsystems genutzt werden. Müssen zu einer archivierten Akte weitere Dokumente hinzugefügt werden, so kann dies direkt im Archivsystem erfolgen.

Übersicht der archivierten Verfahren

Merkmale:

  • Archivierung des kompletten Akteninhaltes einschl. Kommentardatensätzen (Status "K")
  • Archivlauf eingrenzbar auf Sachgebiet und Zeitraum
  • direktes Öffnen der Akte im Archivsystem aus dem BGV heraus
  • volle Recherchierbarkeit im BGV, zusätzlich Nutzung der Recherchemöglichkeiten des Archivsystems
  • Freigabe von Speicherplatz in der BGV-Ordnerstruktur

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Thomas Fuchs,
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