Dokumente und Mails per Mausklick

Mailarchivierung

Dokumente und Mails per Mausklick

Beschreibung

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben führt kein Weg mehr an einer Datenarchivierung vorbei. Können Dokumente und Mails per Mausklick schnell gefunden werden, kann die passende Archivstrategie mittel- und langfristig Kosten reduzieren und Wettbewerbsvorteile schaffen. Neben den gesetzlichen Forderungen spielen aber auch Produkthaftung, Wissenserhalt, Qualitätssicherung oder Kundenanforderungen eine wichtige Rolle.

Die Aufgabenstellung

Unternehmen setzen zur Kommunikation intern und extern moderne Mail- und Groupwaresysteme, wie z.B. Microsoft Exchange oder IBM Domino, ein. Die elektronische Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass oftmals 75 Prozent der Geschäftsaktivitäten von Groß- und Mittelstandsunternehmen mittlerweile mit Unterstützung von oder per E-Mail abgewickelt werden und dass das Nachrichtenvolumen jährlich um bis zu 50 % steigt. Dieses Volumen muss nicht nur über die Netze geleitet, es muss auch sicher abgelegt werden können.

Die Lösung

Mit einer richtlinienbasierten Mailarchivierungslösung können Unternehmen ihre rechtlichen und Compliance-bezogenen Aufbewahrungspflichten einfacher erfüllen. Aus den verschiedenen IBM Archivkomponenten kann eine optimale Lösung für den Kunden zusammengestellt werden:

IBM Content Collector ermöglicht die Entlastung von Mailservern und Notes Anwendungen durch Archivierung ganzer Mails und Auslagerung von Anhängen oder Dokumenten in ein elektronisches Archiv. Die zu archivierenden Daten werden komprimiert und auf Festplatte, Magnetband oder optischer Platte gespeichert. Die Archivierung kann automatisch oder auf Benutzeranforderung hin erfolgen. Mit Content Collector for Mail können auch lokale Archive (lokale Notes Archiv-Datenbanken oder PST-Files) archiviert werden. Damit werden die Postfächer bzw. Datenbanken klein und performant gehalten. Per Journalarchivierung kann der Mailverkehr revisionssicher abgelegt werden.

IBM Content Manager hilft, die Inhalte und Informationen in einer sicheren, hoch skalierbaren ECM- Umgebung zu verwalten. Eine zentrale Archivlösung beseitigt Einzellösungen und kann für verschiedene Quellsysteme genutzt werden. Diese Komplettlösung kann zusätzlich auch für weitere Archiv-, DMS- oder Analyse-Zwecke genutzt werden.

Das Zusatzprodukt IBM Content Classification klassifiziert Mails bei der Archivierung automatisch und kann diese sortiert ablegen. Die Produkte eDiscovery Manager und eDiscovery Analyser werten bereits archivierte Mails oder Dokumente nach verschiedenen Gesichtspunkten aus und können diese grafisch darstellen. Die PROFI Berater unterstützen den Kunden bei Auswahl und Zusammenstellung der verschiedenen Komponenten, helfen bei evtl. Konfigurationsanpassungen des Mailsystems, installieren die Software und unterstützen den Kunden bei der Einführung.

Ihr Nutzen

  • Reduzierung des E-Mailsystem-Speichers
  • Beschleunigung der Backup- sowie der Wiederherstellungszeiten
  • Bereitstellung eines zentralen Archivs zum Suchen und Wiederherstellen von E-Mails im Falle behördlich angeordneter Datenoffenlegungen
  • Kompatibilität mit dem vorhandenen E-Mailsystem, z. B. IBM Domino, Microsoft Exchange Server
  • Beibehaltung der ursprünglichen Formate von E-Mailnachrichten
  • Anwender können Nachrichten aus dem gewohnten E-Mail Client heraus suchen, archivieren und wiederherstellen
  • Vereinfachung von E-Mailserver-Upgrades und Konsolidierungen
  • Das Archivsystem kann leicht ausgebaut werden, um von weiteren Quellen zu archivieren.

Referenzen (Auszug)

Südleasing: Mailarchivierung Exchange 2007

Eingesetzt wird IBM Content Collector in Verbindung mit IBM Content Manager und Ablage auf einem bestehenden TSM. Es werden die Mails automatisiert oder manuell archiviert. Durch die Archivierung wird der benötigte Speicherplatz des Exchange-Systems verkleinert, Backup und Restore der Exchange-Datenbank beschleunigt. Die Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern werden archiviert, bevor das entsprechende Postfach gelöscht wird. So ist es möglich, im Notfall auf alte Mails zurückzugreifen, ohne dass ein Backup der Exchange-Datenbank eingespielt werden muss.

Preisbeispiele

Mailarchivierung für 300 Postfächer

  • 230 x ICC + 5 x CM Starterpack = 26.900 € (Preisstaffel BL)
  • + 10 Tage Dienstleistung

Mailarchivierung für 500 Postfächer

  • 350 x ICC + 5 x CM Starterpack = 39.860 € (Preisstaffel BL)
  • + 10 Tage Dienstleistung

Mailarchivierung für 500 Postfächer inkl. Content Classification

  • 350 x ICC + 350 x CC + 5 x CM Starterpack = 71.545,50 €
  • (Preisstaffel BL) + ca. 15 Tage Dienstleistung

Oliver Schnatz
Software-Berater
+49 6151 8290-7676
o.schnatz@profi-ag.de